MANUAL PARA LA ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

6m ago
34 Views
0 Downloads
341.36 KB
9 Pages
Transcription

MANUAL PARA LA ELABORACIÓN DE LOSDOCUMENTOS DEL SGCSISTEMA ESTRATÉGICO DE PLANEACIÓN Y 0ContenidoOBJETIVO . 2ALCANCE . 2GLOSARIO . 2NORMATIVIDAD . 3DESCRIPCIÓN. 31.2.3.4.5.6.7.8.ESTRUCTURA DOCUMENTAL . 3CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS . 4ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS . 53.1.Partes que componen los documentos:. 53.2.Resumen especificaciones . 6APROBACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN . 7COPIAS NO CONTROLADAS. 8NORMOGRAMA . 8CONTROL DE CAMBIOS . 9APROBACIÓN . 9Página 1 de 9

MANUAL PARA LA ELABORACIÓN DE LOSDOCUMENTOS DEL SGCSISTEMA ESTRATÉGICO DE PLANEACIÓN Y 8/11/2020OBJETIVOEstablecer las directrices y características para la estandarización de los documentos del SistemaIntegrado de Gestión de la Agencia Nacional de Infraestructura.ALCANCEALCANCEEl presente documento es aplicable a los documentos que comprenden el Sistema Integrado deGestión (SIG) de la Agencia Nacional de Infraestructura.GLOSARIOGLOSARIOA continuación, se dan a conocer las definiciones aplicables al Sistema Integrado de Gestión(SIG) de la Agencia Nacional de Infraestructura, teniendo en cuenta lo establecido en la NormaTécnica de Calidad Norma Técnica de Calidad NTC-ISO 9000:2015 Sistemas de Gestión de laCalidad - Fundamentos y vocabulario Actividad: El menor objeto de trabajo identificado en un proyecto. Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirige y controla una organización al másalto nivel. La alta dirección tiene el poder para delegar autoridad y proporcionar recursosdentro de la organización. Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes de un objeto cumple conlos requisitos. Puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como pobre, buena oexcelente. Control de cambios: Actividades para control las salidas después de la aprobación formal desu información sobre configuración del producto Documento: Información y el medio en el que está contenida. El medio de soporte puedeser papel, disco magnético, electrónico u óptico, fotografía o muestra patrón o unacombinación de éstos. Información documentada: Información que una organización tiene que controlar ymantener y el medio que la contiene Parte interesada: Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirsecomo afectada por una decisión o actividad. Producto: Salida de una organización que puede producirse sin que se lleve a cabo ningunatransacción entre la organización y el clientePágina 2 de 9

MANUAL PARA LA ELABORACIÓN DE LOSDOCUMENTOS DEL SGCSISTEMA ESTRATÉGICO DE PLANEACIÓN Y 0 Proveedor: Organización que proporciona un producto o un servicio. Proveedor externo:Proveedor que no es parte de la organización Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia deactividades realizadas. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para formalizar latrazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y accionescorrectivas. Sistema de Gestión de la Calidad: Parte de un sistema de gestión relacionada con la calidad Trazabilidad: Capacidad para seguir el histórico, la aplicación o la localización de un objetoANCENORMATIVIDADNORMATIVIDAD Ley 594 de 2000 - Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictanotras disposiciones.ISO 9001:2015 - Sistema Gestión de Calidad Requisitos.DESCRIPCIÓNDESCRIPCIÓN1. ESTRUCTURA DOCUMENTALLa estructura documental que aplica a la Entidad es la siguiente:a) Caracterización de procesos: Es un documento que muestra de forma sencilla, lasetapas y actividades relevantes del proceso desde las partes interesadas, elementos deentrada y los productos/servicios resultado de la gestión, con el fin de generar valor.b) Política: La política es un conjunto de directrices de alto nivel, documentadas yexpresadas por la alta dirección, para definir sus intenciones y dirección general enrelación con el funcionamiento de la entidad.c) Procedimientos: Consisten en secuencias cronológicas de las actividades requeridas, enlas que se detalla la manera en que deben realizarse. Detallan responsables, registros ycontroles necesarios.d) Manual: El manual es documento guía que ayuda a entender el funcionamiento de lasacciones a seguir y los objetivos a conseguir. Es un documento marco que da a conocerel compromiso de la Entidad con un tema específico, brindando instrucciones ylineamientos que se consideren necesarios para mejorar el desempeño de sus tareas(Ej: Manual de Contratación, Manual de inducción, Manual de Reversiones)e) Instructivo: El instructivo es un conjunto de pasos, los cuales se encuentran ordenadosde manera lógica y secuencial. Se enfoca en las etapas para el desarrollo de unaactividad, suele ser detallado, además de contar con la simplicidad en sus palabras.Página 3 de 9

MANUAL PARA LA ELABORACIÓN DE LOSDOCUMENTOS DEL SGCSISTEMA ESTRATÉGICO DE PLANEACIÓN Y 0Entre las características del instructivo, es que es muy gráfico y se vale de imágenes,numeraciones o viñetas.f) Formato: Documento en el cual se incluyen registros necesarios de un proceso. Losformatos se elaboran teniendo en cuenta las necesidades de cada proceso. El únicorequisito que obligatoriamente se debe cumplir, es mantener el encabezadoestablecido.2. CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOSPara llevar a cabo la codificación de los documentos que forman parte del Sistema Integrado deGestión se contempla la sigla asignada a cada proceso como se muestra en la tabla No. 1Codificación asociada para procesos, seguida de la letra asignada al tipo de documento (ver tablaNo.2) y finalmente estará el número de consecutivo del documento como se muestra en elejemplo:Tipo de documentoSEPG-C-001ConsecutivoSigla del procesoTabla 1. Codificación asociada para procesosPROCESOCÓDIGOSistema Estratégico de Planeación y GestiónSEPGEstructuración de Proyectos de Infraestructura de TransporteEPITGestión de la Contratación PúblicaGCOPGestión Contractual y Seguimiento de Proyectos de Infraestructurade TransporteGCSPGestión del Talento HumanoGETHGestión Administrativa y FinancieraGADFGestión TecnológicaGTECGestión JurídicaGEJUTransparencia, Participación, Servicio al Ciudadano y comunicaciónTPSCEvaluación y Control InstitucionalEVCITabla 2. Codificación para los tipos de documentosTIPO DE DOCUMENTOCÓDIGOCaracterización de procesoCPolíticaPTPágina 4 de 9

MANUAL PARA LA ELABORACIÓN DE LOSDOCUMENTOS DEL SGCSISTEMA ESTRATÉGICO DE PLANEACIÓN Y ManualMInstructivoIFormatoFFECHA18/11/20203. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOSCada responsable de proceso debe determinar la documentación que se debe elaborar parallevar a cabo la gestión, tanto procedimientos, políticas, instructivos, manuales y formatos. Sinembargo, cualquier funcionario puede recomendar la creación, actualización o modificación deun documento.Se debe presentar una solicitud para llevar a cabo cualquiera de estas actividades. Losdocumentos del Sistema Integrado de Gestión se realizan teniendo en cuenta lo establecido enel procedimiento “Control de documentos y/o registros” SEPG-P-004 y se publican en la páginaWEB de la ANI.3.1. Partes que componen los documentos:a) Encabezado: El logo de la Agencia Nacional de Infraestructura, debe ir a lado izquierdo ycentrado, cumpliendo con el Manual de Marca e imagen institucional (TPSC-M001). En mayúscula sostenida se incluirá el nombre del documento y el nombre delproceso al cual pertenece. El código es la identificación alfanumérica que es asignada por el GIT Planeación –Calidad, teniendo en cuenta lo establecido en el numeral 5 del presentedocumento. La versión identifica el número de modificaciones que ha presentado el documentodesde su aprobación. La fecha será asignada por el GIT Planeación – calidad en el momento en que seapruebe el documentob) Tabla de contenido: La lista de las secciones del documento, ordenadas según lasucesión en que estas aparecen, indicando el número de página correspondiente.c) Objetivo: Debe iniciar con verbo infinitivo. Ser concreto, claro y definir el fin o la metaque se pretende lograr.d) Alcance: Debe expresar la aplicabilidad del documento basado en la actividad con queinicia y la actividad con la que termina y a quien aplica el documento.e) Glosario: Incluir el listado de términos con su definición que apoyan la comprensión deldocumentoPágina 5 de 9

MANUAL PARA LA ELABORACIÓN DE LOSDOCUMENTOS DEL SGCSISTEMA ESTRATÉGICO DE PLANEACIÓN Y 0f) Responsable del documento: Nombre del cargo de la persona responsable deldocumento.g) Observaciones: Lineamientos generales que aportan y dan claridad al desarrollo deldocumento.h) Descripción: Aquí se hace la explicación del contenido de acuerdo con el tipo dedocumento descrito en el numeral 3.1.i) Flujograma: Muestra la representación gráfica de la secuencia de las actividades parallevar a cabo un procedimiento. La secuencia de los pasos del procedimiento en unflujograma debe conectarse mediante flechas elaboradas con líneas rectas que señalanun punto de origen y un destino. No se permite el uso de líneas curvas, para enlazaractividades. La simbología que se requiere para la elaboración del flujograma es lasiguiente:InicioConector de páginaAActividadConector de actividad1DecisiónFinj) Requisitos aplicables: En este campo se referencian los requisitos normativos aplicablesal documento y al desarrollo del mismo. (Leyes, Decretos, Resoluciones, acuerdos, etc).k) Documentos asociados: Se relaciona la documentación que soporta la implementacióno ejecución de las actividades.l) Indicadores: En este campo se referencia el Tablero de Indicadores del proceso.m) Riesgos: En este campo se referencia el Mapa de riesgos del proceso.n) Control de cambios: En este campo se describen las modificaciones o cambios que se leefectuaron al documento en cada versión consecutivamente.o) Aprobación: Espacio donde se hace el registro de los nombres de los responsables de laelaboración, revisión y aprobación. Los encargados de la elaboración, revisión yaprobación deben ser diferentes, sin embargo, en caso de ser necesario es posible quela misma persona que revisa sea la que apruebe. El visto Bueno del área de Calidad haráreferencia al cumplimiento de lo establecido en el presente manual sin incluir elcontenido del documento.3.2. Resumen especificacionesA continuación, se muestra una tabla resumen en la que se especifican las secciones que debecumplir cada documento:Página 6 de 9

MANUAL PARA LA ELABORACIÓN DE LOSDOCUMENTOS DEL SGCSISTEMA ESTRATÉGICO DE PLANEACIÓN Y 0InstructivoFormatoEncabezadoTabla rol decambiosAprobaciónAplicación obligatoriaOpcionalNo aplica4. APROBACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓNEl ciclo de aprobación de la documentación la establece cada responsable del documento, debedefinir quienes lo elaboran, revisan y aprueban, teniendo en cuenta el procedimiento “Controlde documentos y/o registros” SEPG-P-004 y los siguientes parámetros:TIPO DE DOCUMENTORESPONSABLE DE APROBACIÓNCaracterizaciónLíder del proceso.ProcedimientosLíder de proceso, Gerente, Coordinador o Jefe de oficina.PolíticaAlta Dirección o Comité Institucional de Gestión y DesempeñoManualLíder de proceso, Gerente, Coordinador o Jefe de oficina.InstructivoLíder de proceso, Gerente, Coordinador o Jefe de oficina.FormatoLíder de proceso, Gerente, Coordinador o Jefe de oficina.Página 7 de 9

MANUAL PARA LA ELABORACIÓN DE LOSDOCUMENTOS DEL SGCSISTEMA ESTRATÉGICO DE PLANEACIÓN Y 05. COPIAS NO CONTROLADASToda la documentación vigente del Sistema Integrado de Gestión se encontrará publicada en lapágina web de la ANI como única fuente de consulta para los colaboradores, cumpliendo lapolítica de “cero papel”, en este sentido, toda impresión que tengan los colaboradores seconsiderará como una copia no controlada, excepto los originales firmados que reposarán en elarchivo de la Gerencia de Planeación, así como las vers